こんにちは、しょちょーです。
今日は一人先生でバリバリやっていた方にありがちな話です。
こんなことを思ったことはありませんか？
- 「自分でやった方が早いから、人に任せられない」
- 「やり方を説明している時間がもったいないから、自分でやってしまう」
- 「任せても細かいミスがあって、結局自分の負担が多い」
明らかに自分でやる方が早く終わるとき、なかなか人に任せられないですよね。
気持ちは分かります^_^
しかし、もし管理職の先生や社長という立場にある方が上記のことを考えているのだとしたら、考えを改めましょう。
全体効率が悪すぎます。
なぜ人に任せられないのか？
そもそも何故、人に仕事を任せられないのでしょうか？
もう少し掘り下げて考えてみたいと思います。
確かに単位時間では自分で業務をやってしまった方が早いのでしょう。
例えば発注業務を任せようと考えたとき
- 声をかける
- 発注して欲しいものを伝える
- 送料無料となるよう工夫して欲しい旨
- いつまでに
- なぜあなたにお願いするか
- 単発なのか繰り返しか
- どこのサイトを利用するのか
- どんなときは発注してはいけないのか
こんなことを考えていたら「あ、自分でさっさとやってしまおう」と思うのも頷けます。
一人先生でバリバリやっている方や、仕事効率を自身で極めていって管理職になっている方は一つの業務に対して工程がいくつあるのか分かっています。
だから、人にお願いする手間も分かってしまうわけですね。
誤発注なんてされたらかないません。
ですが、社長や管理職の方々の業務は他にもあるはずです。
社長だから、管理職だから偉いとかそんな話ではないのです。
立場を分けているということは、担うべき仕事＝役割を分けているということですよね。
組織の中においての自身の役割を認識しましょう。
それぞれが自分の役割を全うしないと組織運営はできません。
人に任せない＝全体効率が悪い
確かに自分でやってしまったら、その業務単体においては最短時間で終わらせることができます。
もし仮に、その業務を社長であるあなたがやったら１時間で終わるとしましょう。
Bさんに任せたら説明込みで２時間かかります。
そのときの業務で見たら社長がやってしまった方が早いでしょう。
しかし、社長には社長の仕事があります。
先を見通して舵をきらないといけません。
その業務を自分で抱えてしまってよいのでしょうか？
その業務が毎月発生するものだとしたら、年間で１２時間のロスとなります。
その１２時間で更に生産性の高い仕事ができるはずです。
そしてBさんに仕事を任せるのであれば、業務マニュアルとともに仕事を任せましょう。
たしかにBさんに任せたら説明込みで２時間かかります。
しかし、２回目以降は業務マニュアルを片手に取り組めるよう工夫してあげて、２回目、３回目を経験させて最終的に１時間程度で仕上げてくれるようにすればいいのです。
※仮にBさんに任せて、社長である自分に年間１２時間の時間確保ができても、生産性の高い業務に取り組めないのであれば任せなくてもよいと思います。あくまで全体の効率を考える話です。
Bさんの時間枠を確保したほうが生産性が高いのであれば自分でやりつづけるか、別の人に任せるなどを検討します。
ほとんどの業務はマニュアル化できる
人に仕事をあてるのではなく、仕事に人を当てた方がよいと考えています。
◯◯さんじゃないとできない仕事。
たしかに事実こういったことは存在します。
人には能力値の差があるからです。
文章読解力・作成力に優れている先生もいれば、
数字管理・売上拡大アイデアが豊富な先生もいます。
得意な分野があることは事実ですから、得意な分野を担当できる環境は必要です。
しかし、その他多くの仕事というのは、判断基準やルールが定まっており明文化されていれば誰がやっても一定のクオリティは保たれます。
一人先生の場合は、全ての判断を自分で行ってきているので先生自身の頭の中に答えがつまっていると思います。
それを、一つ一つの工程に分解して文章化しましょう。
そして、なぜそのような行動になるのか「なぜ？」の部分も付け足しておけば、ほとんどの人が取り組める業務になります。
僕自身も人にお願いするのが苦手でしたが、任せたら任せたで想像以上のクオリティを発揮してくれることに驚きます。
絶対に協力できる組織運営の方が強いと思います。
今日は効率化の話でした。
それではまた^_^
