ここでは運営時に必要な書類一覧を解説します。
人によっては必要で無かったり、追加したほうがいいものもあると思いますので、今回の情報は参考にして頂いた上でご自身のオリジナルを作って頂けたらと思います。
- カルテ書類
- 無料体験書類
- 訪問時の書類
- 同意書類（マッサージ・鍼灸）
- ケアマネ書類
- レセプト書類
- 請求書類
- FAX書類
- メール署名
- ニュースレター書類
これらについて解説します。テンプレが必要な方は下記記事へどうぞ。
カルテ書類
患者さんの住所・電話番号や担当ケアマネ、担当医など書類作成に必要な情報を記載します。身体情報については別紙で管理したほうが見やすいと思います。
カルテ
「自分以外の誰かが見ても分かる」これを意識していただければ十分かと思います。
施術録の作成は本当に大変なので、レセコン使用を前提とすることをおすすめします。
徒手検査シート
一人先生であれば人体図が記載されているもので十分だと思います。ただ、もし複数施術者で管理していくのなら、最低限の検査項目を記載しておくと評価のばらつきを防げます。
- 疼痛部位
- 筋スパズム（攣縮）部位
- 関節可動域の制限部位
- 拘縮・短縮部位
- 筋力低下部位
- 歩行状態（自立・杖・伝い歩き・立位・座位・臥位）
- 各整形外科的テスト（スペシャルテスト）
無料体験書類
新規依頼についての情報は漏れなく記載するようにして、患者さん毎にファイリングしておきましょう。お問い合わせから２〜３ヶ月後に再度依頼が来るケースもあるので、整理は必須です。
無料体験受付シート
このシートは無料体験の依頼を確実に記載し、情報を保管しておくためのものです。
必要項目を用意しておくと聞き漏れが無くなるのでおすすめです。
- 受付日
- 連絡者の情報
- 体験希望者の住所、電話番号
- 介護度や歩行状態
- 症状、病歴
- 希望など
- 体験日程は誰が調整するか
- 体験予定日
問診票
徒手検査シートと組み合わせて使うと便利です。問診は質疑応答を繰り返しながら患者の悩み・解決したいことなどを探っていく行為です。事前に質問を用意しておくと、一定のクオリティが保てると思います。
新患対応表
このシートは無料体験後の手続きがどこまで進んでいるか？を確認するためのものです。こまめに進捗管理をしていないと、問い合わせに回答できなくて困ることがたまにあります。
- 支払い方法
- 各種保険証情報
- 同意書取得先
- 同意書の取得方法
- 同意書の郵送日
- ケアマネへ体験様子報告日
- キーパーソンへ体験様子報告日
- レセコンへ入力
- 同意書取得日
- 患者（またはキーパーソン）へスタート日連絡
- ケアマネへスタート日連絡
- ケアマネ挨拶
ご利用案内兼申込書（＋委任状）
公式LINE@の登録者限定でプレゼント企画実施中！！
気になる方はお問い合わせページを御覧ください。
重要書類です。世の中のありとあらゆる案内書は「会社を守るため」に存在すると言っても過言ではありません。
きっちり「◯◯なら□□する。」と明記をしておかないと万が一のトラブル時に会社や施術者自身の身を守れなくなるので絶対に用意しておきましょう。
最低限、患者・施術者双方がサービスを中止、終了できる案件は決めておくこと。
ご利用案内兼申込書の雛形を作ったので、見てみたい方は是非一度LNE@に登録をして、メッセージをくださいね。
緊急連絡先シート
訪問マッサージ、鍼灸であれば対象の方はご高齢者であることが大半です。万が一何かあった際に患者さん以外の連絡先は必要となりますので、必ず作成しましょう。
- 患者氏名
- 緊急連絡先の氏名
- 続柄
- 連絡先
- 住所
スケジュール表
患者さん自身の週間スケジュールを把握するためのシートです。
例えば訪問診療、通所、訪リハ、訪看、ヘルパーなど決まった時間にいらっしゃるようであれば、その情報を差し支えない範囲で控えさせて頂きましょう。
訪問スケジュールを組む際にも、急用で時間変更をお願いする際にも便利です。
訪問時の書類
訪問治療がスタートしたときには患者・施設へその都度スケジュール表を渡すほうが親切です。初回のときほど先方が「うっかり忘れていた」ということも少なくありません。
患者用 訪問予定表
経験則ですが、デザインにこだわらずなるべく大きくシンプルな方が見やすいようです。
施設提示用 マッサージ（鍼灸）訪問予定表
施設の患者さんがいらっしゃる場合は、一覧で予定表を渡してあげると職員さんが時間把握できて嬉しいようです。施設も時間で動いてますから、都度お渡ししてあげると良いです。
同意書類（マッサージ・鍼灸）
同意書類は毎月郵送する書類なので、事前に雛形の作成が必要です。
初回送付状・初回依頼書・再同意依頼書・再同意送付状
- ドクター宛の送付状（初回）
- ドクター宛の依頼書（初回）
- 同意書原本
- 再同意依頼書
- 施術報告書 送付状
↑初回送付状の例文
テンプレを用意してありますので、ご自身で使いやすいよう調整しながら使ってください。
ケアマネ書類
主に施術報告書を送ることになりますので、送付状が必要です。同意書の有効期限が６ヶ月でも、変形徒手の１ヶ月でも関係無く毎月送る方が丁寧です。
ケアマネ報告書 送付状
送付状には必要事項の他、「無料体験受付中」や「◯曜日、何時〜何時すぐ対応できます」などと状況に合わせて追記して使うとより効果的です。
レセプト書類
レセプト（療養費支給申請書）ですが、以下の３つの要素を兼ね備えています。
- 作成が難しい
- 不備があるとすぐ返礼
- 保険者毎にローカルルールがあることも
なので、レセコンの使用を強く強く強くおすすめします。レセコンを使って作成するだけで上記３つはほぼ解決します。あとは毎日ちゃんと実績登録するだけですから。
ただでさえ保険請求は申請から２〜３ヶ月後に入金で、返礼があると更に２〜３ヶ月後の入金となるので半年間のタイムラグになったりします。
経営側に回るとこのタイムラグの怖さが身を持って実感できます。レセコン選びは下記を参考にしてくださいね。
請求書類
基本はレセコンから出力できるので、そちらを使いましょう。ただ、請求先が患者本人以外の場合は請求書を郵送するケースがあるため送付状が必要です。
ご家族宛の請求書送付状
毎月送ることになるので、雛形があると便利です。
集金管理表
- レセプト記入日
- 集金方法
- 請求書・領収書の配布日
- 報告書郵送日
これらを管理できる用紙を作っておき、都度記載をしておくとトラブルを防げます。
FAX書類
頻繁に行うわけではありませんが、事前に用意しておくといざという時に便利です。テンプレを用意してありますので参考にしてくださいね。
FAX送付状
担当者会議の照会依頼などで意外と使うことになるのがFAXです。必ず使うことにはなりますので先にテンプレートを用意しておきましょう。
メール署名
回数は多くはありませんがメールでのやり取りを希望される患者家族もいらっしゃいます。
その他、取引先とのやり取りなどでメール署名は使うこともありますので先に用意しておきましょう。
下記のようなイメージです。↓もしよければコピペしてお使いください↓
—–訪問マッサージ/はり灸/運動指導なら—–
治療院名 院長 ◯◯◯◯
〒000-0000 東京都◯◯◯◯◯◯◯◯
TEL / FAX： 000-000-0000
Email：＊＊＊＊＊＊＊＊@gmail.com
URL: https://www＊＊＊＊＊＊＊＊
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ニュースレター書類
ニュースレターは１〜２ヶ月毎に送るものと考えておきましょう。
特に初回挨拶時は先に送っておくことをおすすめします。
なぜなら直接挨拶では営業リスト全てに回り切るのに１ヶ月程度かかりますが、郵送なら１〜２日で行えるためです。
まず存在を認知させて、それからじっくり挨拶回りを行っていきましょう。
そしてニュースレターはある程度の大枠を作っておき、あまり形を崩さぬよう再利用していくと時短になり便利です。
こちらもテンプレを用意しましたので参考にしてみてください。
できればご自身で作成してみるのが情報発信力を高められるので良いとは思いますが、どうしても難しい場合はココナラなどに依頼をしてしまいましょう。
簡単に無料登録できますので、その上でどれくらいの価格帯なのか？どの程度の制作期間なのかの目星をつけておきましょう。
↓会員登録は無料なので、まだの方は登録だけでもしておきましょう↓
簡単！無料会員登録はこちら
僕はホームページ、パンフレット、名刺は迷わずココナラに依頼しました。
おかげでクオリティは高く、販促物を見たケアマネさんは結構な確率で「スタッフの方多いんでしょう？できればあなたに来てほしいわ」と言われます。
ネット上に転がっているニュースレターのサンプルは、みんなが使っているため他社との差がでません。できればココナラ内でのクリエイターさんたちが表示しているサンプルを参考にするほうがよりクオリティ高いものをイメージできると思います。
ニュースレター作成に時間がかかりそうならココナラへ外注も検討しましょう。
まとめ
今回は運営時に必要な書類一覧を解説しました。
結構な量がありまして、これらを作成している時間は勿体ないと思います。それなら、営業するなり勉強するなりで成果に結びつく行動を増やしていくほうが、結果的には患者さんのためだと思います。
テンプレは参考程度にしていただけたらと思いますが、イチから作るよりかは時短になります。ぜひご活用くださいね。
