こんにちは。
しょちょーです(^^)
今日のテーマは、社内の業務負荷を減らすための仕組みについてです。
会社を運営していると、どうしてもボリュームが大きくなってくる業務ってありますよね。
たとえば施術報告書の作成。
その報告書を郵送したり、手渡ししたりする作業。
さらにレセプト関連の仕事や請求業務。
経営者であれば、経費管理やお金の流れの整理、会計事務所とのやり取りなどもあります。
こういう業務って、1つ1つは「そこまで大きくない」と見えやすいんですけど、積み重なるとすんごい重たいです。
しかも、現場の人数が増えてくると、その重さは一気に表に出てきます(>_<)
業務は、増える時は一気に増える
しょちょーの会社でも、現場のスタッフにお願いしていることはいろいろあります。
その1つが無料体験です。
多くの会社さんでは、無料体験は一部の管理者や限られた人だけが行く形になっていることも多いと思います。
でも、うちでは基本的に全員が無料体験に行く形にしています。
なぜそうしているのかというと、現場の負担感も含めてちゃんと知ってほしいからです。
そして、自分の力で自分の良さを伝えて、契約につなげていく感覚を持ってほしいからです。
これは時間はかかります。
正直、効率だけ見たらもっと別のやり方もあると思います。
でも、その分みんな成長するんですよね。
どうしたら契約につながるのか。
どうしたら自分の考える治療プランを相手に伝えられるのか。
そこにしっかり意識が向いてきます。
ただ、その反面で、無料体験の情報をまとめたり、ケアマネジャーに伝えたり、同意書の依頼に関する準備をしたりと、周辺業務も増えていきます。
ここがじわじわ効いてきます。
人数が増えると、マンパワーの確認は限界がくる
スタッフが2人、3人、4人くらいまでなら、まだ何とかなることもあります。
「ここ漏れてないかな？」
「ミスないかな？」
と、お互いに声を掛け合いながら、人の力でカバーできる範囲があるんですね。
でも、人数が増えてくると、それがだんだん難しくなります。
今までマンパワーで届いていた確認が、少しずつ届かなくなってきます。
そうすると、少しずつミスが出てきます。
この時にやりがちなのが、
「じゃあ担当者を作ろう」
「管理者を置いてチェック機構を作ろう」
という発想です。
もちろん、それでミスは減ることもあります。
でも、しょちょーはここをかなり慎重に考えた方がいいと思っています。
なぜなら、チェック体制を作るのは簡単でも、その運用負担はかなり大きいからです。
チェックする時間。
修正を指示する時間。
やり直してもらう時間。
その確認をまたする時間。
こういうものが全部のしかかってきます。
ミスを減らすために作った仕組みなのに、気づいたら残業を増やしてしまっていた。
そんなことも普通に起こります。
注意される側には、責任感が育ちにくい
ここは少し厳しめに聞こえるかもしれませんが、しょちょーは結構大事なことだと思っています。
担当者が厳しくチェックをする仕組みにすると、責任感が育つのは基本的に担当者側です。
チェックする人は責任を持ちます。
でも、注意される側は「どうせ見てもらえる」「誰かが止めてくれる」となりやすいです。
つまり、チェック体制を強くしすぎると、現場全体の責任感が育つというより、一部の人だけが重たくなる構造になりやすいんですね。
これは長い目で見ると、あまり良い仕組みではないとしょちょーは思っています。
だからこそ、チェック機構を作るにしても、重たくしすぎないことが大事です。
期間限定、最小限、短時間。この考え方がかなり良かった
しょちょーの会社でも、実際にそういう話が出てきました。
ミスが出てきた時に、安易に担当者制度を広げると、不要意に残業を促進してしまう可能性がある。
それは避けたい。
そんな話を社員にもしました。
その時に、院長や副院長の方から出てきたアイデアが、とても良かったんです。
たとえば、実績入力の漏れ。
頻繁ではないんですけど、たまに2〜3日分の入力忘れが出るケースがありました。
本来はもちろんダメなんですが、そこで毎日重たい確認を入れるのではなく、週1回だけ最低限の確認をするという形にしたんですね。
しかも、その担当もずっとではなく、3か月だけの期間限定にする。
ミスがなくなれば、その制度はやめる。
続けることが目的ではなく、改善できれば終わり。
この考え方はすごく良いなと思いました(^^)
結局、仕組みって増やし続けると、会社の中にどんどん積み上がっていきます。
でも、本来はそうじゃないはずです。
必要な時だけ入れて、不要になったら外す。
その方が健全です。
1人あたり1〜2分増えるくらいで設計する
今回しょちょーの会社では、できるだけ全員に役割を持ってもらいつつも、負担は最小限にする形を意識しました。
たとえば院長には、新規患者さんの動向に関するリストがちゃんと機能しているかを見る役割。
これはみんなで入力するものですが、それが回っているかを確認する程度です。
そして、数人にはそれぞれ、ミスが起きやすい項目のチェック担当をお願いしました。
ただし、その確認作業も30秒〜1分くらいで終わる内容にしています。
さらに、そのチェック担当者が機能しているかを見る係も分けました。
そうすると、誰か1人に重さが集中しにくいんですね。
結果的に、それぞれの1週間の業務量は、増えても1〜2分程度。
このくらいなら、比較的受け入れやすいです。
実際、社員のみんなもおおむね納得してくれて、
「それならやっていきましょう」
という形になりました。
やることを増やすより、増えない設計が大事
しょちょーが最近すごく思うのは、やることを増やすのは本当に簡単だということです。
ルールを1個足す。
確認項目を1個足す。
担当者を1人増やす。
これ自体はすぐできます。
でも、そこで本当に大事なのは、業務負担が増えない設計になっているかなんですよね。
やらないことを決める。
やるとしても最低限にする。
期間限定にする。
短時間で終わるようにする。
この発想がすごく大事だと思っています。
限られた時間の中で仕事をしていくしかない以上、その時間をどう使うかはかなり重要です。
ミスをなくすことはもちろん大切です。
でも、ミスをなくすために現場が疲弊してしまったら、本末転倒です。
お金を使ってでも、効率化した方がいいことはある
もう1つ、これは当たり前のようでいて、意外と後回しにされがちなことがあります。
それが、お金を使ってでも効率化を図ることです。
経営者になると、どうしても1円でも多く利益を残したいと思います。
しょちょーもその気持ちはよくわかります。
でも、その利益が、現場の疲弊や残業の上に成り立っているなら、あまり健全ではありません。
それなら、必要なところにはちゃんとお金をかけて、業務を軽くした方がいいです。
たとえば、レセコン。
保険請求を継続的に行うのであれば、しょちょーはかなり重要なものだと思っています。
制度改正や運用の変化に対応していくうえでも、こうした仕組みの力は大きいです。
病院やクリニックでも、請求や管理の仕組みを整えるのは当たり前です。
訪問鍼灸マッサージの現場でも、必要なところに投資する感覚はもっと大事にしていいと思います。
連絡手段とデータ管理を整えるだけでも変わる
効率化というと、何かすごいシステムを入れる話に聞こえることがあります。
でも実際は、もっと基本的なところでもかなり変わります。
たとえば、連絡をLINEではなくLINE WORKSにする。
仕事のやり取りを仕事用のチャットに寄せる。
これだけでも、情報の整理はだいぶしやすくなります。
プライベートと仕事が混ざりにくくなるので、確認漏れや見落としも減ります。
あとから探す時もかなり楽です。
さらに、DropboxやLINE WORKSのクラウドなどを使って、データをクラウド上で扱えるようにする。
これも地味ですが大きいです。
紙やローカル保存中心で回していると、どうしても人や場所に依存しやすくなります。
パソコンとプリンターを社員全員に渡した理由
しょちょーの会社では、社員全員にパソコンとプリンターを用意しています。
しかも、自宅で使えるようにしています。
うちは直行直帰が基本なんですね。
だから、わざわざ事務所に来て、挨拶して、書類を取って、また移動する。
この時間が本当にもったいないと思っていました。
だったら、その時間をまるごと減らした方がいい。
そう考えて、自宅で印刷できる環境と、会社のデータにアクセスできる環境を整えました。
そうすると、自宅にいながら無料体験の書類や挨拶まわりの書類を印刷できます。
事務所に寄らなくて済むんですね。
この差はかなり大きいです。
もちろん、お金はかかります。
でも、それで移動時間を買っていると考えると、十分意味がある投資だと思っています。
音声入力とAIは、やっぱり強い
そして、しょちょーの中で外せないのが、音声入力とAIです。
特に施術報告書のように、文章量がある程度必要なものとは相性がいいです。
パソコンで打つと、30秒で打てる文字数には限界があります。
でも、話すならもっと多くの情報を短時間で出せます。
体感としても、スピードはかなり違います。
しかも、単純に早いだけじゃなくて、情報量が増える分、内容の質も上がりやすいです。
伝えたいことを削らずに済むからですね。
しょちょーの会社では、話すだけ報告書も社員全員に導入しています。
まだまだこれから良くなっていく部分はあると思います。
でも、現時点でもかなり業務効率は変わってきています。
早く帰るための仕組みは、ちゃんと価値がある
しょちょーは、仕事を早く終えて、やることをやった上で、家族との時間や自分の時間を持てる方がいいと思っています😊
子どもと遊ぶ。
趣味に没頭する。
ゆっくり休む。
そういう時間って、やっぱり大事です。
もちろん、仕事が好きで、もっとやりたい人はやったらいいです。
でも、家族との時間の方が自分にとって大切なら、そっちを優先できる働き方の方が自然だと思うんですよね。
そのためには、時間を作らないといけません。
だからこそ、効率よく働くための仕組みは、どんどん取り入れた方がいいとしょちょーは思っています。
まとめ。仕組みは、現場を楽にするために作る
今回お伝えしたかったのは、ミスを減らすこと自体が目的ではないということです。
本当に大事なのは、現場が無理をしすぎずに、ちゃんと回ることです。
そのためには、担当者を増やす前に、まず設計を見直すこと。
重たいルールを足す前に、短時間で終わる仕組みにできないかを考えること。
そして、必要ならちゃんとお金を使って効率化すること。
ここがかなり大事だと思っています。
社員さんの方から、
「できる限り負担が増えない形でやりましょう」
という発想が出てきたのも、しょちょーとしてはすごく嬉しかったです(^^)
会社って、ルールが増えるほど良くなるわけじゃありません。
うまく回る仕組みを、必要なだけ持つ。
そのくらいがちょうどいいことも多いです。
これから会社を大きくしていきたい方も、今ちょうど人数が増えてきた方も、ぜひ一度、
「その仕組み、本当に現場を楽にしているかな？」
という視点で見直してみてください。
きっと、削れる負担や、変えられる動きが見えてくると思います✨
今日も一歩ずつ、前へ進みましょう！
皆さんの挑戦と活躍を心から願っています^_^
