こんにちは。
しょちょーです😊
仕事をしていると、誰でも一度はありますよね。
「うわ、面倒くさいな…」とか。
「ちょっと休みたいな…」とか。
「正直、やりたくないな…」とか(^_^;)
こういうマイナスの気持ちを抱えながら、それでも仕事を進めないといけない場面。
きっと多くの人が経験していると思います。
もちろん、しょちょーもあります。特にしょちょー自身の実例でいうと、やっぱり総務や経理の仕事ですね。
人が増えてくると、その人数分だけ事務手続きも増えていきます。
しかも、毎回きれいに同じ流れで回るわけではないんです、突発的に考えながら処理しないといけないことも増えてきます。
そうなると、どうしても後回しにしたくなるんです。
なぜかというと、「時間がかかりそうだな」と想像できてしまうから。始める前から、ちょっと気が重くなるんですよね。
面倒くさい仕事を乗り越える方法は、意外とシンプルです
ここで、しょちょーが自分自身にも言い聞かせていることがあります。
それは、ものすごく精神論っぽいんですが、かなり大事です。
今すぐやる。
本当に、これに尽きます。前にもブログで書いたことがありますが、やっぱり結局ここなんですよね。
やる気が出てから始める。
気分が整ってから始める。
取っかかりが見えてから始める。
そうやって考えていると、だいたい進みません。
だから、理由はあとからでいいんです。完璧な流れが見えていなくてもいいんです。
とにかく、まず手をつける。1分でもいいから始める。
その1歩がめちゃくちゃ大きいです。
「取っかかりがないからできない」ということもあると思います。
でも、しょちょーは最近、そこもあまり気にしないようにしています。
取っかかりがあるかどうかより、まず着手することのほうが大事だからです。
ただし、根性論だけではしんどくなります
とはいえ、ずっと「気合いで乗り切れ」で進めるのはしんどいです。
そこは冷静に考えたほうがいい部分でもあります。
つまり、今すぐやることと同時に、業務効率を上げることも進めたほうがいいということです。
ここはかなり重要です。
面倒くさい仕事を毎回気合いで片づけるより、そもそも面倒くさくなりにくい仕組みに変えていくほうが、長い目で見たらずっとラクになります。
AIや仕組みを使って、負担を減らしていく
今はAIもかなり進んできています。
たとえば、しょちょーが紹介させていただいた「話すだけ報告書」のように、音声入力を活用して報告書作成の負担を減らす仕組みもあります。
パソコンでキーボード入力をして一から文章を作るよりも、話しながら下書きを作れたほうが、早くてラクな場面はかなり多いです。
しかも、ただ早いだけではなく、内容の整理までしやすくなることがあります。
こういうものは、どんどん導入したほうがいいとしょちょーは思っています。
なぜなら、本来時間を使うべきところに、ちゃんと時間を使えるようになるからです。
時間は、ただ空ければいいわけではありません。大事な仕事に振り向けることに意味があります。
本当に時間を使いたいところはどこなのか
たとえば、しょちょーの会社では、患者さんのご家族に対して、状態をまとめた資料を送ったり、必要に応じて電話でお伝えしたりしています。
こういう時間は、やっぱり大事です。
ご家族との協力関係ができていると、患者さんの生活全体が良い方向に進みやすくなります。
本人だけを見ていても難しいことが、家族との連携があることで変わることもあります。
だから、こういうところには時間を使いたいんです。
でも、そのためには時間が必要です。
目の前の入力作業や事務処理に時間を持っていかれすぎると、本当に大事なところに手が回らなくなってしまいます。
そう考えると、現場の負担を減らせるもの。事務の負担を減らせるもの。入力や確認の手間を減らせるもの。
そういったものは、前向きに取り入れていく価値があります。
お金がかかっても、必要経費と考えたほうがいいこともある
効率化には、お金がかかることもあります。
会計アプリ、外部サービスを使う、事務を手伝ってくれる人を入れる。
こういったことには、当然コストが発生します。
でも、そのコストによってそもそものミスが減ったり、時間が増える。つまりは精神的な負担が減る。
その結果、もっと重要な仕事に集中できる。
そう考えると、単純な出費ではなく、必要経費として考えたほうがいい場面はかなりあります。
しょちょー自身も、今はできるだけ得られる時間を最大化したいと考えています。
もちろん、何でもかんでもお金をかければいいという話ではありません^^;
ただ、患者さんや利用者さんの満足度につながる。現場の質が上がる。
なにより自分たちの負担が減る。
その方向につながるのであれば、効率化への投資は十分意味があると思っています。
構造を見直す時間も、仕事のうちです
日々の仕事に追われていると、どうしても「処理すること」ばかりに意識が向きます。
でも本当は、その処理がラクになる構造を作る時間も必要なんですよね。
・連絡体制を見直す。
・業務フローを整理する。
・役割分担を見直す。
・そもそもの構造を整える。
こういうことは、後回しになりやすいです💦
でも、ここを整えるだけで、その後の毎日がかなり変わります。
しょちょー自身、こういう整理は正直そんなに得意ではありません(^_^;)
だからこそ、苦手な部分は人に頼るとか、外注するとか、事務員さんに入ってもらうとか、そういう発想も大事だと思っています。
人に振る前提で仕事を考えるのも大事です
1人で始めた時期は、基本的に全部自分でやりますよね。
・営業もやる
・現場もやる
・事務もやる
・経理もやる
「もう全部やるぜ、ふぅ〜〜！！」という状態になりやすいです。
その流れで人が増えてきても、自分でできてしまうから、つい自分でやり続けてしまうことがあります。
でも、どこかのタイミングで、人に振っていくフェーズは必ず来ます。
そこをどう考えるかは、組織の作り方次第です。
ただ、しょちょーとしては、振れる仕事は少しずつ振っていったほうがいいと思っています。
もちろん、最初から自分と同じようにはできないことも多いです。
そこは当然あります。
でも、任せていく中で、その人がその業務の担当として育っていくと、こちらがやるよりも早く、しかも質高く進めてくれることも本当にあります。
だから、最初は少し勇気がいりますが、仕事は「自分が抱える前提」ではなく、「どうすれば任せられるか」も含めて考えると、かなり変わってきます。
まとめ
やりたくない仕事ってだれでもありますよね。
でも、そこで止まってしまうと、結局ずっと重たいままです。
だからまずは、今すぐやる。
これはやっぱり大事です。
そのうえで、毎回気合いだけで乗り越えるのではなく、
・仕組みを変える。
・効率化する。
・AIやアプリを使う。
・人に任せる。
・構造を見直す。
ここまでセットで考えていくことが大切だと思います。
頑張ることも大事ですが、頑張らなくても回る形を作ることは、もっと大事です。
面倒くさい仕事に向き合う時ほど、ただ耐えるのではなく、
「どうしたら次はもっとラクにできるか」
ここまで考えられると、仕事の景色が少し変わってくるかもしれません😊
今日も一歩ずつ、前へ進みましょう！
皆さんの挑戦と活躍を心から願っています^_^
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