こんにちは。
しょちょーです(^^)
今日は、業務指示を出す時や、何かを教える時は、相手の特性をよく見た方がうまくいきやすいという話をします。
部下に教える時でもそうですし、上司に何かを伝える時でもそうなんですが、同じ内容を、同じ順番で、同じ言い方で伝えたとしても、相手によって理解の深さって結構変わるんですよね。
やることは同じ。
手順も同じ。
でも、伝え方を工夫しないと、理解度にはかなり差が出ます。
だからこそ、教える側とか、指示を出す側が意識したいのは、「伝えたかどうか」ではなく、「伝えた結果、相手が動けるかどうか」なんだと思っています。
ここを外してしまうと、指示そのものが自己満足で終わってしまいやすいんですよね。
相手が動けることが、指示のゴール
業務指示を出す時のゴールって、やっぱり相手が問題なく、効率よく、その仕事を進められることだと思うんです。
だから、「言いましたよね」で終わるのはちょっと違うんですよね。
本当に見るべきなのは、そのあと相手がどう動けたのかです。
伝えたのに動けなかったのであれば、相手だけの問題ではなくて、伝え方にも改善の余地があるかもしれません。
ここは、教える側のテクニックでもあり、配慮でもあるのかなと思います。
年代や経験で、伝わりやすい形は変わる
しょちょーも昔から、いろんな年代の人と仕事をしてきました。
訪問の業界って、年上の方も多いですし、最近は若い方が在宅に入ってくることも増えてきていますよね。
そう考えると、かなり幅広い年代の人たちが一緒に動いている業界なのかもしれません。
そうなると、当然ですが、60代の方に伝える時と、20代の方に伝える時では、伝わりやすい形も変わってきます。
たとえば、経験をもとに先を読んで動くこと。
相手の心情を想像しながら対応すること。
そういう部分は、経験を積んできた方が強みを発揮しやすいことがあります。
一方で、Instagramやホームページ更新のようなことは、若い世代の方がスッと入っていけることもありますよね。
もちろん個人差はありますが、年齢だけではなく、その人が今まで何に触れてきたか、どんな感覚が得意なのかは、かなり大事だと思います。
理解が遅い＝能力が低い、とは限らない
ここは結構大事だと思っています。
何かを教えている時に、どうしても理解に時間がかかる人っているんですよね。
でも、その人が能力的に劣っているのかというと、一概にそうとは言えません。
別の仕事を任せたら、ものすごく力を発揮する人もいます。
違う角度から見た時に、急に強みがはっきり見えることもあります。
しょちょーは、ここはかなり大きいと思っていて、能力の高い低いというより、脳の使い方や物事の捉え方の違いなんじゃないかなと思っています。
・どう整理して理解するのか。
・どういう順番だと頭に入りやすいのか。
・何を見たら安心して動けるのか。
このあたりは、本当に人それぞれです。
だから、適材適所も変わるし、伝え方も変えた方がいいんですよね。
飛ばして理解できる人もいれば、積み上げ型の人もいる
たとえば、1から10まで全部言わなくても、途中を補いながら動ける人っています。
そういう人には、要点を伝えて、途中で確認しながら進めてもらった方が早いことがあります。
スピードが求められる場面では、こういうタイプの人は強いですよね。
少ない説明でも全体像をつかんで、サッと動けます。
一方で、丁寧に順番を追って教えた方が力を出せる人もいます。
1から10まで伝えて、必要なら11、12まで補足しながら、ブロックを積み上げるように理解していくタイプですね。
こういう人は、決まった手順がはっきりしていれば、着実にこなしてくれることが多いです。
だから、絶対にミスを減らしたい業務では、むしろ強みになることもあります。
しかも、普段と違うことが起きた時に、「いつもと違う」と気づきやすい面もあります。
なので、あらかじめ「いつもと違うことが起きたら、そこで止まって確認してね」と伝えておけば、トラブルの予防にもつながるんですよね。
__相手の特性を見て業務を渡すことは、優しさというより実務そのもの__だと思います。
教える側がイライラしすぎないことも大事
とはいえ、教える側も人間です。
イライラしない方がいいと分かっていても、実際には難しい時もありますよね(^_^;)
しょちょー自身も、そこはすごく分かります。
「なんで伝わらないんだろう」と思ってしまうこと、正直あります。
でも、そういう時に少し立ち止まって考えたいのが、なぜイライラするのかということです。
その理由の一つに、相手への期待が大きくなりすぎている、というのがあると思っています。
たとえば、関係性が近い相手だと、
「これくらい分かってほしい」
「言わなくても伝わるでしょ」
みたいな気持ちが、無意識に出やすいんですよね。
それで、実際には伝わっていなかった時に、勝手にショックを受けたり、裏切られたような気持ちになったりして、イライラにつながってしまう。
でも冷静に考えると、相手はただ分からなかっただけなんですよね。
「期待しすぎない」は冷たいことではない
たとえば、小さな子どもに何かを教える時って、分からなくて当然という前提で話すことが多いと思います。
だから、例えを使ったり、かみ砕いたり、何度か繰り返したりするわけです。
その時って、そこまでイライラしないことが多いですよね。
なぜかというと、最初から「まだ分からなくて当然」と思えているからです。
でも相手が大人になると、なぜかその感覚が薄れてしまうことがあります。
近い存在であればあるほど、「分かってくれるはず」という期待が勝手に大きくなってしまうこともあります。
だからこそ大事なのは、最初から期待しすぎないことなんじゃないかなと思います。
もちろん、これは見放すとか、冷たくするという意味ではありません。
そうではなくて、
・「今はこの人の特性を知る時間なんだな」
・「どう伝えたら届くのかを見つける時間なんだな」
くらいの感覚で接する、ということです。
このくらいの方が、教える側も少しラクになりますし、結果的に相手にも届きやすくなる気がします。
まとめ
業務指示や教育って、ただ内容を伝えれば終わりではありません。
相手がどう理解し、どう動けるのかまで見ていくことが大切なんだと思います。
同じ伝え方で全員にうまくいくわけではないですし、理解に時間がかかるからといって、その人の能力が低いと決めつけるのも違うと思います。
得意な理解の仕方も、向いている仕事も、人によってかなり違います。
だからこそ、
・要点だけで動ける人なのか
・順番に積み上げた方が力を出せる人なのか
・いつもと違う状況で止まれる人なのか
・経験を活かせる場面がどこなのか
そんなところを見ながら関わっていくことが、結果としてチーム全体の動きやすさにつながっていくんじゃないかなと思います。
「伝えた」ではなく、「相手が動ける形で伝えられたか」。
ここを意識するだけでも、指示の出し方はかなり変わってくるはずです。
教える側も完璧じゃなくて大丈夫です。
少しずつ、「この人にはどう伝えると届きやすいかな」と考えながら関わっていけたら、それだけで現場はだいぶ変わると思います(^^)
今日も一歩ずつ、前へ進みましょう！
皆さんの挑戦と活躍を心から願っています^_^
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